Secretaris

Secretaris

Veluws Museum Hagedoorns Plaatse

Secretaris

zaterdag 2 maart 2024


Taakomschrijving Secretaris

Binnen het bestuur van de stichting draagt het bestuurslid “secretaris” zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de Stichting en voor de juiste archivering van de stukken van het bestuur. Hij/zij heeft affiniteit met geschiedenis, (historische) musea en de regio Noord-Veluwe en is bij voorkeur bekend met het besturen van een stichting of organisatie. De secretaris een belangrijke uitvoerende rol binnen het bestuur, de “spin in het web”.

De secretaris

  • Draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de stichting. Heeft tevens gevoel voor bestuurlijke zaken en is in staat bestuurlijke besluiten om te zetten in adequate acties.
  • De secretaris draagt de verantwoordelijkheid voor het verzamelen, ordenen en opbergen van informatie.
  • Ook moet hij op de hoogte zijn van wat er onder de vrijwilligers leeft, om zo in te kunnen spelen op hun behoeftes.

Taken

  • Stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen.
  • Bereidt (samen met de voorzitter) de vergaderingen voor.
  • Notuleert de bestuursvergaderingen, maakt hiervan een bondig verslag, een besluitenlijst en een actielijst.
  • Handelt de briefwisseling en het email verkeer met derden af en stuurt het secretariaat/kantoor aan in samenwerking met de office-manager en directeur
  • Geeft relevante informatie door aan de bestuursleden, commissies en eventueel de vrijwilligers.
  • Bewaakt de correcte inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het ANBI-register en het UBO-register.
  • Draagt zorg voor een actuele administratie en zorgt samen met de vrijwilligerscoördinator voor de administratie en bestanden betrekking hebbende op de vrijwilligers.
  • Waarborgt in het kader van de Algemene Verordening Gegevens bescherming (AVG) de persoonsgegevens bescherming, zoals omschreven in het Privacy Beleid en Privacy Reglement.
  • Treedt op als informatiepunt voor bestuur, vrijwilligers en buitenstaanders.
  • Beheert het archief, zowel fysiek als digitaal.
  • Draagt zorg via Museana voor de jaarlijkse statistiekgegevens in samenwerking met de penningmeester.

Meer informatie?

Wil je je aanmelden voor deze vacature of wil je meer informatie? Vul dan het formulier onderaan deze pagina in.

Deel deze vacature


Reageer

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.